Polityka prywatności TrainOS

1.Zakres Polityki

Niniejsza Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji mobilnej, serwisu internetowego trainos.pl i usług działających pod marką TrainOS. TrainOS umożliwia trenerom personalnym i studiom treningowym zarządzanie klientami, grafikiem, karnetami, płatnościami, pomiarami oraz komunikacją.

W zależności od rodzaju danych i celu ich użycia administratorem danych może być Operator TrainOS albo Trener lub Studio, do którego należy Użytkownik. Podział ról opisuje sekcja 3.

2.Dane Operatora

3.Kto jest administratorem danych

3.1. Operator jako administrator

Operator jest administratorem danych przetwarzanych do własnych celów, w szczególności: danych potrzebnych do założenia i obsługi Konta; danych uwierzytelniających i kontaktowych; danych dotyczących umowy i rozliczeń Subskrypcji; zgłoszeń do pomocy technicznej i reklamacji; danych technicznych, logów i informacji o bezpieczeństwie; danych o zgodach na komunikację marketingową; informacji o sposobie korzystania z Usługi, jeżeli wykorzystywane są do utrzymania, rozwoju lub analizy TrainOS.

3.2. Trener lub Studio jako administrator

Trener lub Studio jest co do zasady administratorem danych przetwarzanych w związku z prowadzeniem działalności treningowej, w szczególności: danych Klientów zaproszonych do Studia; danych o sesjach, obecności i grafiku; danych o karnetach; informacji o płatnościach za usługi Trenera; notatek o Kliencie; pomiarów ciała i historii wyników; danych o zdrowiu lub kondycji fizycznej; treści komunikacji Trener–Klient; zapisów na zajęcia, wydarzeń, ankiet i aktywności w Studiu. Dane identyfikujące właściwego Trenera lub Studio są widoczne w aplikacji, zaproszeniu albo informacji przekazanej Klientowi przez Trenera.

3.3. Operator jako podmiot przetwarzający

W odniesieniu do Danych Studia Operator zapewnia infrastrukturę i funkcje TrainOS oraz przetwarza dane na udokumentowane polecenie Trenera lub Studia. Zasady takiego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ten sam zapis może być wykorzystywany w dwóch rolach — np. treść wiadomości jest przetwarzana na polecenie Trenera (procesor), a metadane techniczne tej wiadomości przez Operatora jako administrator w celu bezpieczeństwa i działania systemu.

4.Skąd otrzymujemy dane

Dane mogą pochodzić: bezpośrednio od Użytkownika; od Trenera, który zaprasza Klienta albo wprowadza jego dane; od innego uprawnionego użytkownika danego Studia; automatycznie z urządzenia lub systemu podczas korzystania z TrainOS; od dostawcy płatności (PayU) w związku z Subskrypcją lub płatnością online; od Apple lub Google w zakresie koniecznym do dystrybucji aplikacji i dostarczania powiadomień push. Jeżeli dane Klienta zostały wprowadzone przez Trenera przed aktywacją Konta, podstawowe informacje o przetwarzaniu przekazuje Klientowi Trener; Operator przekazuje własną informację najpóźniej podczas aktywacji Konta lub pierwszego kontaktu.

5.Kategorie przetwarzanych danych

5.1. Dane Konta i kontaktowe

Imię i nazwisko lub nazwa profilu; adres e-mail; numer telefonu; role przypisane do Studiów; identyfikator Konta; status aktywacji; informacje o udzielonych zgodach.

5.2. Dane uwierzytelniające

Jednorazowe kody logowania (OTP) i informacje o ich wykorzystaniu; tokeny sesji; informacje o aktywnych sesjach; dane dotyczące zmiany adresu e-mail lub numeru telefonu. TrainOS nie wykorzystuje tradycyjnego hasła. Token dostępowy jest krótkotrwały (obecnie 15 minut); token odświeżający jest rotowany przy każdym użyciu i pozostaje ważny do wylogowania lub unieważnienia sesji.

5.3. Dane treningowe i organizacyjne (Dane Studia)

Terminy i statusy sesji; obecność; zapisy na zajęcia i grafik stały; karnety, ich ważność i wykorzystanie; wydarzenia i odpowiedzi na zaproszenia; ankiety i głosy; ogłoszenia; notatki Trenera.

5.4. Pomiary i dane dotyczące kondycji fizycznej

Jeżeli Użytkownik korzysta z opcjonalnej funkcji pomiarów, przetwarzane mogą być: płeć; wzrost; masa ciała i historia jej zmian; obwody ciała (szyi, klatki piersiowej, ramienia, brzucha, bioder, uda, łydki, nadgarstka); data pomiaru; wskaźniki wyliczane pomocniczo (np. BMI, stosunek talii do wzrostu, talii do bioder, szacowany udział tkanki tłuszczowej, FFMI). Dane te mogą stanowić dane dotyczące zdrowia i są przetwarzane wyłącznie po zapewnieniu odpowiedniej podstawy prawnej (sekcja 7). TrainOS nie przechowuje zdjęć sylwetki; wizualizacje są abstrakcyjne i generowane z wartości liczbowych, a wskaźniki nie są przechowywane jako osobne dane.

5.5. Dane o płatnościach

Płatności ewidencjonowane (poza aplikacją) — Trener może zapisać kwotę, datę, tytuł, sposób zapłaty (np. gotówka, przelew, BLIK), status rozliczenia; w tym zakresie TrainOS nie realizuje płatności i nie przechowuje danych karty. Płatności online i Subskrypcja Trenera — realizuje dostawca PayU na swojej stronie; TrainOS nie przechowuje pełnego numeru ani kodu CVV karty, może przechowywać wyłącznie token płatności i zamaskowany numer karty w celu obsługi płatności cyklicznych.

5.6. Komunikacja

Nadawca i odbiorca wiadomości; treść wiadomości; czas wysłania i odczytania; treść ogłoszeń; informacje o wydarzeniach i ankietach.

5.7. Dane techniczne

Adres IP; identyfikatory urządzenia lub instalacji aplikacji; token powiadomień push; rodzaj urządzenia i systemu; wersja aplikacji; daty logowania i aktywności; logi bezpieczeństwa i logi aplikacji; dane diagnostyczne o błędach; informacje o liczbie i rodzaju operacji. Adres IP może być w niektórych rejestrach skracany lub haszowany, co nie zawsze oznacza pełną anonimizację.

6.Cele i podstawy prawne Operatora

• Założenie i obsługa Konta (utworzenie, uwierzytelnianie, korzystanie, zmiany danych) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Powiadomienia związane z Usługą (kody logowania, informacje o sesjach/zdarzeniach, bezpieczeństwo) — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.
• Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom (wykrywanie nieuprawnionego dostępu, limity zapytań, logi, ustalanie przyczyn incydentów) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Pomoc techniczna i reklamacje — art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.
• Subskrypcja i rozliczenia Trenera (zamówienie, opłaty, dokumenty księgowe, obowiązki podatkowe) — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.
• Rozwój i analiza Usługi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile nie wymaga zgody. Narzędzie zapisujące/odczytujące informacje z urządzenia, niezbędne wyłącznie do żądanej usługi, uruchamiane jest po uzyskaniu wymaganej zgody; aplikacja mobilna nie stosuje takich narzędzi (sekcja 5.7).
• Marketing Operatora — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) albo, w dozwolonych przypadkach, lit. f. Wykorzystanie e-maila, telefonu, powiadomień push lub innego urządzenia końcowego do informacji handlowych następuje po uprzedniej zgodzie (m.in. art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Wycofanie zgody marketingowej nie wpływa na korzystanie z TrainOS ani na komunikaty niezbędne do działania Usługi.

7.Dane przetwarzane przez Trenera lub Studio

Trener lub Studio określa cele i podstawy prawne przetwarzania Danych Studia; mogą nimi być m.in.: wykonanie umowy o świadczenie usług treningowych (art. 6 ust. 1 lit. b), obowiązek prawny (lit. c), prawnie uzasadniony interes (lit. f) lub zgoda Klienta (lit. a). W przypadku danych o zdrowiu (np. pomiary) konieczne jest dodatkowo spełnienie warunku z art. 9 ust. 2 RODO — w typowym modelu TrainOS jest to wyraźna zgoda Klienta (art. 9 ust. 2 lit. a). Zgoda na pomiary powinna być udzielana oddzielnie od akceptacji Regulaminu, dobrowolna, konkretna i jednoznaczna, możliwa do udokumentowania i wycofania równie łatwo, jak została udzielona. Szczegóły podstaw stosowanych przez konkretnego Trenera powinny znajdować się w jego informacji o prywatności.

8.Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane: Trenerowi i uprawnionym użytkownikom Studia; dostawcy infrastruktury hostingowej (OVH); dostawcy poczty transakcyjnej (Zoho / ZeptoMail); dostawcy wiadomości SMS — jeżeli funkcja jest uruchomiona (SMSAPI.pl lub Twilio); dostawcom usług powiadomień push (Apple, Google, usługi web-push przeglądarek); dostawcy płatności (PayU); podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe, audytowe lub związane z bezpieczeństwem; organom publicznym, jeżeli obowiązek wynika z prawa.

9.Dostawcy wykorzystywani przez TrainOS

9.1. Hosting i infrastruktura

OVH — usługi w europejskiej strukturze OVHcloud. Produkcyjny serwer i baza danych — centrum danych OVH w Polsce; infrastruktura obserwowalności i logów — centrum danych OVH we Francji (Gravelines). Całość w EOG.

9.2. Poczta transakcyjna

Zoho Corporation / ZeptoMail — wysyłanie kodów logowania i innych wiadomości transakcyjnych (nadawca otp@trainos.pl). Przetwarzane dane: adres e-mail odbiorcy, temat, treść (w wiadomościach OTP — kod jednorazowy) oraz techniczny identyfikator odniesienia. W zależności od regionu konta wysyłka może odbywać się poza EOG — w takim przypadku transfer zabezpieczony jest mechanizmem z rozdziału V RODO (sekcja 10).

9.3. Wiadomości SMS

SMSAPI.pl (dostawca podstawowy, Polska) lub Twilio (dostawca alternatywny, USA) — jeżeli funkcja SMS jest uruchomiona. Zakres: dostarczanie kodów logowania na numer telefonu oraz — w razie potrzeby — powiadomień o sesjach. Przetwarzane dane: numer telefonu odbiorcy oraz treść wiadomości.

9.4. Powiadomienia push

W zależności od systemu urządzenia: Apple Push Notification service (APNs) na iOS (obecnie jedyna wdrożona platforma mobilna); Firebase Cloud Messaging (Google) na Androidzie (po udostępnieniu wersji Android); usługi web-push przeglądarek (Google/Mozilla/Apple) dla wersji przeglądarkowej. Aplikacja pobiera token powiadomień urządzenia i przekazuje go do backendu. Zalecane jest ograniczenie treści widocznej na zablokowanym ekranie, aby nie ujawniała danych o zdrowiu ani informacji poufnych.

9.5. Płatności

PayU S.A. (Poznań, Polska — EOG). Obsługa Subskrypcji (płatności cykliczne) oraz — jeżeli funkcja jest uruchomiona — płatności online. Dane karty podawane są na stronie PayU; Operator otrzymuje wyłącznie token płatności i zamaskowany numer karty.

9.6. Dystrybucja aplikacji

Aplikacja jest udostępniana przez Apple App Store (oraz TestFlight) i — po udostępnieniu wersji Android — Google Play. Apple i Google przetwarzają dane dotyczące kont sklepowych, pobrań, urządzeń i korzystania ze swoich platform zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

9.7. Expo / EAS Build

Aplikacja jest budowana przy użyciu usługi EAS Build firmy Expo. Usługa ta dotyczy wyłącznie budowania kodu aplikacji, a nie danych jej Użytkowników. Aplikacja nie korzysta w czasie działania z Expo Notifications, EAS Update ani innej usługi Expo przetwarzającej identyfikatory urządzeń, dlatego Expo nie jest odbiorcą danych Użytkowników.

9.8. Monitoring i diagnostyka

Operator korzysta z samodzielnie hostowanych (na infrastrukturze OVH w EOG) narzędzi obserwowalności: Grafana, VictoriaMetrics, VictoriaLogs, Tempo oraz GlitchTip (rejestrowanie błędów). Mogą one przetwarzać logi techniczne, informacje o błędach, adresy IP, identyfikatory Konta lub urządzenia oraz fragmenty danych z momentu wystąpienia błędu. Logi aplikacji przechowywane są do 30 dni, metryki do 365 dni, ślady do 72 godzin.

9.9. Sztuczna inteligencja

Na dzień publikacji funkcje TrainOS nie przekazują danych Użytkowników do zewnętrznych modeli sztucznej inteligencji. Dane treningowe, pomiary, notatki i komunikacja nie są wysyłane do zewnętrznych modeli AI. Gdyby taka funkcja miała zostać uruchomiona, przed jej włączeniem Operator ustali rolę dostawcy, region przetwarzania, retencję i podstawę ewentualnego transferu poza EOG oraz uzupełni niniejszą Politykę.

10.Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców może przetwarzać dane poza EOG: Apple (APNs, USA) — token i treść powiadomienia push na iOS; Google (FCM, USA) — po udostępnieniu wersji Android; Zoho / ZeptoMail — w zakresie, w jakim wysyłka odbywa się poza EOG; Twilio (USA) — jeżeli jest wykorzystywany jako dostawca SMS. Pozostali kluczowi dostawcy (OVH, PayU, SMSAPI.pl) przetwarzają dane w EOG. W przypadku transferu poza EOG Operator stosuje właściwy mechanizm z rozdziału V RODO (decyzja o odpowiednim stopniu ochrony, EU–US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne oraz środki dodatkowe).

11.Okres przechowywania

1. Dane Konta — przez czas posiadania Konta; po usunięciu dane logowania są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane (sekcja 12).
2. Kody jednorazowe (OTP) — wygasają po 10 minutach; usuwane przy usunięciu Konta.
3. Sesje / tokeny odświeżające — do wylogowania lub unieważnienia sesji (token dostępowy wygasa po 15 minutach).
4. Logi aplikacji i bezpieczeństwa — do 30 dni; metryki do 365 dni; ślady do 72 godzin; dłużej, jeżeli konkretny incydent wymaga zabezpieczenia.
5. Logi wysyłki komunikacji marketingowej/wychodzącej — 90 dni.
6. Zgłoszenia pomocy technicznej i reklamacje — przez czas obsługi oraz okres ochrony przed roszczeniami.
7. Dane księgowe i podatkowe (rozliczenia Subskrypcji) — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat).
8. Dane marketingowe — do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu, z zachowaniem informacji niezbędnej do wykazania faktu wycofania zgody.
9. Dane Studia — przez czas określony przez Trenera jako administratora oraz zgodnie z jego poleceniami dla Operatora.
10. Kopie zapasowe — rotacja 30 dni; kopie pozostają w EOG i nie są używane do bieżących celów.
11. Dane potrzebne do roszczeń — do upływu terminów przedawnienia lub zakończenia postępowania.

12.Usunięcie Konta

Użytkownik może zażądać usunięcia Konta: za pomocą funkcji w aplikacji (Ustawienia → Konto → Usuń konto); za pośrednictwem strony trainos.pl/usun-konto; kontaktując się na adres kontakt@trainos.pl. Usunięcie Konta powoduje niezwłoczne usunięcie lub odłączenie danych logowania: adres e-mail i numer telefonu są usuwane, imię zostaje zastąpione oznaczeniem „Konto usunięte”, a powiązane tożsamości logowania i kody jednorazowe są usuwane. Dane transakcyjne (np. rezerwacje, płatności), których przechowywanie jest wymagane przepisami lub potrzebne do obrony roszczeń, są zachowywane i powiązane z tak zanonimizowanym Kontem. Usunięcie Konta TrainOS nie musi automatycznie oznaczać usunięcia całej dokumentacji prowadzonej przez Trenera — wnioski dotyczące takiej dokumentacji należy kierować przede wszystkim do właściwego Trenera lub Studia.

13.Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania Użytkownik może mieć prawo do: informacji o przetwarzaniu; dostępu do danych i otrzymania kopii; sprostowania; usunięcia; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych; sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; wycofania zgody w dowolnym momencie; wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Żądania dotyczące danych Konta, bezpieczeństwa lub rozliczeń z Operatorem można przesyłać na adres kontakt@trainos.pl. Żądania dotyczące pomiarów, notatek, sesji, karnetów i pozostałych Danych Studia należy kierować do Trenera lub Studia będącego ich administratorem; Operator może pomóc w przekazaniu żądania właściwemu administratorowi.

14.Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

TrainOS może automatycznie obliczać wskaźniki na podstawie podanych pomiarów. Obliczenia te nie są wykorzystywane przez Operatora do podejmowania wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Jeżeli w przyszłości zostanie uruchomiony taki mechanizm, Polityka zostanie uzupełniona przed rozpoczęciem jego stosowania.

15.Bezpieczeństwo

Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: uwierzytelnianie kodem jednorazowym (bez hasła); krótkotrwałe tokeny dostępu (15 minut) i rotację tokenów odświeżających; szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS); przechowywanie tokenów logowania w bezpiecznym magazynie systemu urządzenia (Keychain / Keystore), chronionym opcjonalnie mechanizmem biometrycznym; ograniczanie liczby zapytań; kontrolę uprawnień i logiczną izolację danych poszczególnych Studiów; rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa; szyfrowane kopie zapasowe; aktualizowanie infrastruktury; ograniczanie zakresu danych zapisywanych w logach. Żadna metoda zabezpieczenia nie eliminuje całkowicie ryzyka — w przypadku podejrzenia naruszenia prosimy o niezwłoczny kontakt.

16.Osoby małoletnie

TrainOS nie jest ograniczony wyłącznie do osób pełnoletnich, jednak jest kierowany do osób korzystających z usług treningowych, zwykle za pośrednictwem swojego trenera. Osoba, która nie ukończyła 16 lat (wiek zgody na usługi społeczeństwa informacyjnego w Polsce zgodnie z art. 8 RODO), może korzystać z TrainOS wyłącznie za zgodą i pod nadzorem przedstawiciela ustawowego. Jeżeli Klientem jest osoba małoletnia, Trener zapraszający ją do Studia odpowiada — jako administrator Danych Studia — za właściwą podstawę przetwarzania jej danych, a w przypadku danych o zdrowiu (pomiary) — za uzyskanie wyraźnej zgody przedstawiciela ustawowego. Operator przetwarza dane osób małoletnich wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia Konta i świadczenia Usługi.

17.Strona internetowa i analityka

Strona trainos.pl korzysta z dwóch narzędzi analitycznych. Umami to samodzielnie hostowane narzędzie działające bez plików cookies — nie zapisuje ani nie odczytuje informacji z Twojego urządzenia i nie tworzy profilu użytkownika, dlatego działa niezależnie od zgody na cookies (zgoda dotycząca urządzenia nie jest wymagana, gdy narzędzie nie zapisuje na nim danych). Google Analytics 4 działa w trybie Consent Mode v2: dopóki nie wyrazisz zgody na cookies statystyczne, wysyła wyłącznie anonimowe, bezcookie sygnały (bez identyfikowania Cię i bez zapisu na urządzeniu). Po wyrażeniu zgody GA4 zapisuje pliki cookies i prowadzi pełny pomiar.

Zgodę możesz wyrazić, ograniczyć do wybranych kategorii albo w każdej chwili wycofać — służy do tego przycisk „Ustawienia cookies” w stopce każdej strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej. Kategorie: niezbędne (działanie strony i zapamiętanie Twojego wyboru — zawsze aktywne), statystyczne (Google Analytics z cookies), marketingowe (obecnie nieużywane). Aplikacja mobilna TrainOS nie korzysta z narzędzi analitycznych (sekcja 5.7).

18.Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany prawa, funkcji TrainOS, sposobu przetwarzania danych lub wykorzystywanych dostawców. O istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani za pomocą aplikacji, wiadomości e-mail lub innego odpowiedniego kanału. Aktualna wersja Polityki jest dostępna pod adresem trainos.pl/polityka-prywatnosci.